Bir önceki yazıda dijital arşivi oluştururken nelere dikkat edilmesi gerektiğnden bahsetmiştik. Şimdi de kullanırken dikkat edilecek ve avantaj sağlayacak özelliklerden bahsedelim;
Güvenlik şakaya gelmez
Arşivinizi nasıl herkese açmıyorsanız dijitalleştirilmiş dökümanlarınızı da herkese açmamanız gerekir. Bunun için, yapılacak işlem bazında (görüntüleme, indirme, paylaşma, düzenleme ve sime) kişi, birim veya mevkiye göre yetkilendirebileceğiniz bir yetkilendirme altyapısı olan bir uygulama seçmelisiniz. Ayrıca uygulamanın detaylı log tutabilme özelliği de olmalıdır. Loglarda kim neyi ne zaman, gördü, indirdi, sildi, değiştirdi gibi detaylar yer almalıdır.
GEODI’nin gelişmiş güvenlik altyapısı ile hem log kayıtlarını hem de erişim yetkilendirmesini tek noktadan yönetebilirsiniz. Ayrıca diğer uygulamalarla entegre olarak o veritabanlarında yapılan aramalarda uygulamanın yetkilendirmesini kullanır. Böylece her entegre uygulama için tekrar yetki tanımlamanıza gerek kalmaz.
Ayrıca KVKK kapsamında güvenli hale getirmeniz gereken kişisel verilerin keşfi için en uygun ve ekonomik çözümdür.
Kopya ve benzer döküman kalabalığından kurtulun!
Tanıdık bir öneğe bakalım. Bir rapor hazırladınız ve ilgili yerleri doldursun diye ilgili arkadaşınıza e-mail ile yolaldınız. O da bilgileri girip farklı bir isimle size geri yolladı. Sonra kontrol etmesi için şefinize ortak klasörden paylaştınız. O da düzeltmeleri yapıp farklı bir isimle müdürünüze e-mail gönderdi. Sonuçta tüm belgeler yedeklendi ve arşive kaldırıldı.
Bilgisayarınızda, mail sunucunuzda ve ortak klasörlerde ve arşivde toplamda kaç dosya oluştu? Bunların hangi bölümleri farklı? Son version hangisi?
Bu dosya kalabalığı ve karmaşasından kurtulmak için benzer ve kopya dosyalarıyapay zeka yardımıyla bulup bunları otomatik olarak versiyonlayan bir uygulama kullanmanız gerekir ki isterseniz gereksiz versiyonların silinmesini önerebilsin.
Bu üstün özellikleri GEODI size sağlar. Bir yandan kopya dökümanları tespit ederek size yer kazandırır. Diğer yandan benzer dökümanlardaki farklılıkları anında görmenizi sağlar.
ABD=USA=A.B.D.=Amerika Birleşik Devl…
Bir kelimenin birden fazla yazılım şekli, kısaltması, hatta yabancı dil karşılıkları veya türkçe karakter olmadan yazımları dökümanlarda kullanılmış olabilir. Bu durumda her bir kullanım için ayrı arama yapmak hatta bunu her kaynakta ayrı ayrı tekrarlamak gereksiz bir zahmettir.
GEODI yapay zeka algoritmaları ile ile aynı kavramın farklı yazılışlarını tek aramada bulabilirsiniz. Hatta ada-parsel numaraları veya adresler gibi onlarca farklı şekilde yazılabilen önemli bilgileri GEODI sayesinde tek anahtar kelime ile bulabilirsiniz.
Harita entegrasyonunun önemi
Adres, konum, koordinat, ada-parsel bilgisi bulunan farklı dosyalar asında aynı yerden bahsediyor olabilir. Harita entegrasyonu bulunmayan bir uygulama ile bunları tek aramada bulmanız mümkün olmaz. Hatta bir dökümandaki adres bilgisinden haritadaki konumunu görebilir ve bu konumla ilgili bilgi içeren diğer dökümanlra da ulaşabilirsiniz. Hatta ve hatta diğer dökümanlar, farklı veri tabanlarında veya farklı formatlarda olabilir.
GEODI harita entegrasyonu ve harita üzerinde arama özellikleri sayesinde aramalarınızı koum bazlı olarak yapabilmenizi, dosyadan konuma konumdan dosyaya ulaşabilmenizi sağlar.
Dökümanlarınız size hatırlatsın
Dökümanların üzerinde farklı tarihler bulunur ki bu tarihler bir faturanın vadesini, bir sözleşmenin süresini veya dava dilekçesinin cevap tarihini gösteriyor olabilir. Takip edilmesi ve zamanında işlem yapılması gereken bu tür dosyaların üzerindeki tarihleri (farklı şekillerde yazılmış olsalar bile) yapay zeka ile analiz edip otomatik takvim oluşturan GEODI size bu takip yükünden de kurtaracaktır.
Görüntüler görünür olsun
Kurumlarda fotoğraf video gibi görüntü dosyaları en çok disk alanını kaplamasına rağmen en az kullanılan dosyalardır. Çünkü içeriğine dair bilgi dosya adlarında genellikle bulunmaz ve binlerce dosya arasında ihtiyaç olanı bulmak çok zordur.
Bu zorluklardan dolayı medya kuruluşları veya kurumların basın yayın ve tanıtım birimleri geniş görüntü arşivlerini istenen verimde kullanamaz. Hele ki hızlı tepki vermeleri gereken sosyal medya gibi alanlarda arşivde görüntü olsa bile stok fotoğraflara başvurmak zorunda kalırlar.
GEODI, gelişmiş yüz tanıma ve nesne tanıma özellikleri ile medya dosyalarını içeriklerinden aranabilir hale getirir. Bir kişiyi veya bir nesneyi yalnızca adını yazarak arayabilir, aranacak benzerlik derecesini ayarlayabilirsiniz. GEODI, "Labeled Faces In The Wild" benchmark veri setinde %99.5 başarı göstermiştir.
Her dosya için ayrı lisans almanıza gerek olmayabilir
Özellikle çizim ve sekil dosyalarının oluşturulduğu programlar lisans bedelleri yüksek olduğu için sınırlı sayıda ve yalnızca ilgli personelin kullanımı için lisanslanır. Ayrıca bu programların oluşturduğu formatları açmak için yine bu programlara ihtiyaç duyulur. Ne var ki bu dosyaları görüntülemek için çoğu zaman lisansa ihtiyaç yoktur. GEODI, arama sonucunda gelen NCZ, DWG gibi formatları görüntüleyebilir, bunun için de büyük boyutlu bu dosyaları indirme ihtiyacı yoktur. Yalnızca preview (önizleme) özelliği kullanılır.
Bu ve daha onlarca avantajıyla GEODI dijitalleşme yolunda size zaman ve para kazandırır. Kurumunuzun dijital içeriğinin sürdürülebilir şekilde yönetmenizi ve kullanıcıların bu durumdan memnun olmalarını sağlar. Detaylı ürün bilgisi ve kullanım imkanları konusunda bilgi edinmek için Moderna Bilişim'i hemen arayın.
Tel: +90 545 663 37 62
e-mail: info@modernabilisim.com
Kommentare